ChatGPT prompt za dnevno planiranje je odličen pripomoček, ko imaš preveč nalog in premalo jasne ideje, kako se zadev lotiti.
Vsi imamo takšne dni. Odpreš računalnik, pogledaš e-pošto, nato pride sestanek. Medtem te čaka še rok ob 15.00.
V takem trenutku ne potrebuješ še več idej. Potrebuješ jasen vrstni red, realen urnik in tri ključne prioritete.
Prav to naredi ta prompt.
Kaj je ChatGPT prompt za dnevno planiranje
Ta prompt deluj kot izkušen trener za storilnost vodij in svetovalec za organizacijo dela. Na podlagi spodnjih podatkov mi pripravi jasen, realen in izvedljiv dnevni načrt.
Vhodni podatki:
- Cilji za danes: [seznam]
- Naloge: [seznam nalog z oceno trajanja]
- Sestanki: [ura, trajanje, obvezna prisotnost]
- Roki: [datum in ura]
- Koliko časa imam danes na voljo: [število ur]
- Moja raven energije danes: [nizka, srednja, visoka]
Pripravi odgovor v tem vrstnem redu:
Na koncu napiši kratek povzetek v 5 vrsticah.
Določi moje 3 glavne prioritete in pri vsaki napiši kratek razlog.
Predlagaj dnevni urnik po časovnih blokih.
Označi naloge, ki jih lahko avtomatiziram, združim ali predam.
Predlagaj dejavnosti z največjim učinkom za danes.
Če je dan prepoln, povej, kaj naj prestavim na jutri.
Zakaj ChatGPT prompt za dnevno planiranje deluje
Dober plan ne nastane sam od sebe. Nastane takrat, ko jasno poveš:
- kaj moraš narediti
- do kdaj
- koliko časa imaš
- kaj je res pomembno
Ta prompt deluje, ker zahteva ravno te podatke.
Ko dodaš še oceno trajanja nalog, postane odgovor še bolj uporaben. Če imaš na voljo 8 ur, ti dober odgovor ne sme napolniti dneva z 11 urami dela.
To je posebej pomembno v Sloveniji, kjer veliko ljudi dela v majhnih ekipah. Pogosto en človek pokriva prodajo, izvedbo in administracijo. Zato hitro pride do preobremenitve.
Kako ChatGPT prompt za dnevno planiranje uporabiš v 5 minutah
Uporaba je zelo preprosta.
1. Zapiši današnje cilje
Napiši 3 do 5 ciljev. Ne piši vsega. Zapiši samo tisto, kar res šteje.
Primer:
- oddati ponudbo
- zaključiti poročilo
- poklicati 4 stranke
2. Dodaj naloge in oceno trajanja
Pri vsaki nalogi dodaj čas. Že groba ocena zelo pomaga.
Primer:
- priprava ponudbe: 90 minut
- poročilo: 60 minut
- klici strankam: 40 minut
- odgovori na 12 sporočil: 30 minut
- račun in administracija: 20 minut
3. Dodaj sestanke
Vpiši uro in trajanje.
Primer:
- prodajni klic: 9.00, 30 minut
- ekipni sestanek: 13.00, 45 minut
4. Določi roke
Tu bodi natančen.
Primer:
- ponudba – danes do 15.00
- poročilo – danes do 17.00
5. Kopiraj prompt v ChatGPT
Ko vse vneseš, dobiš odgovor, ki ti lahko prihrani zmedo že v prvih minutah dneva.
Primer uporabe
Predstavljaj si samostojnega podjetnika iz Ljubljane.
Danes ima na voljo 7 ur. Ob 9.00 ima klic s stranko. Ob 13.00 ima sestanek z ekipo. Do 15.00 mora poslati ponudbo.
Brez plana bo verjetno najprej odprl pošto. Nato bo skočil na klic. Potem bo gasil sprotne težave.
S promptom pa dobi nekaj veliko bolj uporabnega:
- prioriteta 1: priprava in oddaja ponudbe
- prioriteta 2: zaključek poročila
- prioriteta 3: klici strankam
Potem dobi še predlog urnika, na primer:
- 8.00-8.20 pregled dneva in priprava gradiva
- 8.20-9.00 delo na ponudbi
- 9.00-9.30 klic s stranko
- 9.40-11.00 zaključek ponudbe
- 11.00-11.30 odgovori na pomembna sporočila
- 11.30-12.30 poročilo
- 13.00-13.45 ekipni sestanek
- 14.00-14.30 oddaja ponudbe
- 14.30-15.10 klici strankam
Katere naloge lahko avtomatiziraš ali predaš
To je eden od najboljših delov tega prompta.
ChatGPT lahko hitro opazi, da nekatere naloge ne potrebujejo tvoje polne pozornosti.
Pogosti primeri:
- ponavljajoči odgovori na sporočila
- usklajevanje terminov
- osnovna priprava zapisnikov
- razvrščanje nalog po nujnosti
- administracija, ki jo lahko prevzame sodelavec
S tem prompt ne pomaga samo pri planu. Pomaga tudi pri razbremenitvi dneva.
Najpogostejše napake pri uporabi prompta
Največ ljudi naredi eno od teh napak:
- napišejo preveč splošne naloge
- ne dodajo trajanja
- pozabijo na roke
- v isti dan stlačijo preveč stvari
- slepo sledijo planu, čeprav se dan spremeni
Najboljši rezultat dobiš takrat, ko vneseš jasne in konkretne podatke.
Tudi OpenAI v svojih navodilih poudarja, da bolj jasen vhod skoraj vedno prinese boljši odgovor.
Komu ta prompt najbolj koristi
Ta prompt pride prav, če si:
- samostojni podjetnik
- vodja manjše ekipe
- študent z veliko obveznostmi
- zaposlen, ki dela od doma
- oseba, ki jo sestanki hitro vržejo iz ritma
Dober je tudi za ljudi, ki zjutraj porabijo 20 do 30 minut samo za odločanje, kaj bodo sploh začeli delati.
Zaključek
ChatGPT prompt za dnevno planiranje ni koristen zato, ker dela namesto tebe. Koristen je zato, ker ti pomaga hitro določiti, kaj je danes res pomembno.
Ko ga uporabiš pravilno, dobiš tri stvari:
- jasne prioritete
- realen urnik
- manj občutka kaosa
Če želiš bolj miren začetek dneva, je to eden od najbolj praktičnih promptov, ki jih lahko uporabiš že danes.